インボイス制度に対応した請求書(適格請求書)を作るために必要なのは、従来の請求書に「登録番号」「適用税率」「税率ごとに区分した消費税額等」を加えることです。特別な様式は決められておらず、手書きでもExcelでもWebツールでも、必要事項が揃っていれば有効です。まずは必須記載事項を確認し、そのまま使える書き方の手順を見ていきましょう。
インボイス(適格請求書)とは
インボイス制度は、消費税の仕入税額控除の方式として導入された制度です。買い手側が支払った消費税を控除(仕入税額控除)するには、原則として売り手が発行した「適格請求書(インボイス)」の保存が必要になります。
適格請求書を発行できるのは、税務署に申請して登録を受けた適格請求書発行事業者だけです。登録すると「T+13桁の数字」の登録番号が付与され、これを請求書に記載します。フリーランスや個人事業主でも登録は可能です(登録すると消費税の課税事業者になります)。
適格請求書の必須記載事項は6つ
適格請求書として認められるには、次の6項目がすべて記載されている必要があります。
| 記載事項 | 書き方のポイント |
|---|---|
| ① 発行者の氏名または名称と登録番号 | 「T」で始まる登録番号を屋号・会社名の近くに記載 |
| ② 取引年月日 | 納品日や役務提供日。月まとめの請求なら「◯月分」でも可 |
| ③ 取引内容 | 品名・業務内容。軽減税率(8%)対象品目にはその旨を明記(「※」印+注記など) |
| ④ 税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率 | 「10%対象 50,000円」「8%対象 10,800円」のように税率別に小計を出す(税抜・税込どちらでも可) |
| ⑤ 税率ごとに区分した消費税額等 | 「10%消費税 5,000円」「8%消費税 800円」のように税率別に記載 |
| ⑥ 交付を受ける事業者の氏名または名称 | 請求先(取引先)の正式名称。「御中」「様」を付ける |
従来の区分記載請求書と比べて追加されたのは、①の登録番号、④の適用税率、⑤の税率ごとの消費税額等の3点です。逆に言えば、いま使っている請求書のフォーマットにこの3点を足せば、インボイス対応は完了します。
書き方の手順と記入例
1. 発行者情報と登録番号を書く
請求書の右上あたりに、自分(自社)の名称・住所・連絡先とあわせて登録番号を記載します。例:「登録番号:T1234567890123」。番号の位置に決まりはありませんが、発行者名の近くに置くのが一般的です。
2. 明細を書き、軽減税率対象に印を付ける
明細行には取引年月日・品目・数量・単価・金額を記載します。8%の軽減税率対象品目がある場合は品名に「※」を付け、欄外に「※は軽減税率対象」と注記します。10%のみの取引であれば、この区別は不要です。
3. 税率ごとに小計・消費税額を計算する
明細の下に、税率ごとの合計額・適用税率・消費税額を記載します。
| 区分 | 税抜金額 | 消費税額 |
|---|---|---|
| 10%対象 | 50,000円 | 5,000円 |
| 8%対象(軽減税率) | 10,000円 | 800円 |
| 合計(税込) | 65,800円 | |
4. 端数処理は「税率ごとに1回」だけ
消費税の端数処理(切り捨て・切り上げ・四捨五入のいずれか)は、1枚の請求書につき税率ごとに1回だけ行います。品目ごとに消費税を計算して端数処理し、それを積み上げる方法は認められていません。税率別の小計に対してまとめて税額を計算しましょう。端数処理の方法(切り捨てなど)は事業者が任意に選べますが、社内で統一しておくのが実務上安全です。
源泉徴収がある場合の書き方
原稿料・デザイン料・講演料など、個人(フリーランス)への一定の報酬は、支払側(法人など)が所得税を源泉徴収します。税率は一般に報酬額の10.21%(1回の支払が100万円を超える部分は20.42%)です。
源泉徴収税額はインボイスの必須記載事項ではありませんが、請求書に次のように明記しておくと、入金額の食い違いを防げます。
- 小計(税抜):100,000円
- 消費税(10%):10,000円
- 源泉徴収税額:▲10,210円
- 差引請求額:99,790円
源泉徴収の計算対象を税抜金額とするか税込金額とするかは扱いが分かれますが、請求書上で報酬額と消費税額が明確に区分されていれば、税抜金額を基準に計算するのが一般的です。
よくあるミスと注意点
- 登録番号の書き忘れ・誤記 — 最も多いミス。桁数(T+13桁)を必ず確認しましょう。
- 税率ごとの区分がない — 合計の消費税額だけでは不十分です。10%と8%が混在する場合は必ず税率別に記載します。
- 品目ごとの端数処理 — 前述のとおり税率ごとに1回のみ。会計ソフトやツールの設定も確認を。
- 宛名の省略 — 適格簡易請求書(レシート等)が認められる小売業・飲食店業などを除き、交付先の氏名・名称は必須です。
- 発行した請求書の控えの保存 — 適格請求書の写し(控え)には保存義務があります。PDFなどで必ず保管しましょう。
インボイス対応の請求書を無料で作るには
記載事項さえ押さえれば、請求書はどんな方法で作っても構いません。とはいえ、税率ごとの区分計算や端数処理を毎回手作業で行うのはミスのもとです。当サイトの請求書作成ツール(無料・登録不要)なら、登録番号や源泉徴収の欄を含むインボイス対応レイアウトで、金額を入力するだけで税率別の消費税額まで自動計算し、そのまま印刷・PDF保存できます。ブラウザ上で完結し、入力内容がサーバーに送信されることもありません。
よくある質問
登録番号がない(免税事業者の)場合、請求書は発行できませんか?
請求書自体は発行できます。ただし登録番号のない請求書は適格請求書にはならないため、受け取った側は原則として仕入税額控除に使えません(経過措置により一定割合を控除できる期間が設けられています)。取引先と事前に認識を合わせておくとトラブルを防げます。
消費税の端数処理は品目ごとに行ってもいいですか?
できません。適格請求書では、1枚の請求書につき税率ごとに1回だけ端数処理を行うルールです。品目ごとに消費税を計算して端数処理し、それを合計する方法は認められていません。
手書きやExcelで作った請求書でもインボイスとして認められますか?
認められます。様式や作成方法に決まりはなく、手書き・Excel・Webツールのいずれでも、必要な記載事項がすべて揃っていれば適格請求書として有効です。請求書作成ツール(無料・登録不要)を使えば記載漏れの心配もありません。
源泉徴収税額は請求書に必ず書かないといけませんか?
源泉徴収税額の記載はインボイスの必須記載事項ではありません。ただし源泉徴収の対象となる報酬では支払側が税額を差し引いて支払うため、請求書に源泉徴収税額と差引請求額を明記しておくと双方の認識ずれを防げます。
※本記事は一般的な情報の提供を目的としたものであり、個別の税務判断については税務署または税理士にご確認ください。